Prima tappa: l’analisi organizzativa

Traguardo intermedio

Realizzazione analisi organizzativa con la rappresentazione ed analisi di un processo di business

La prima attività da compiere è relativa all’analisi del contesto organizzativo nel quale le risorse umane sono inserite.
Due strumenti possono essere utilizzati per la rappresentazione e l’analisi del contesto organizzativo: l’organigramma e la rappresentazione dei processi aziendali.
Si può iniziare dalla fotografia dell’azienda attraverso l’organigramma aziendale, il quale fornisce una lettura “verticale” dell’organizzazione mettendo in evidenza le relazioni gerarchiche tra direzioni, funzioni, reparti, etc.

L’organigramma

L’organigramma è la rappresentazione grafica di una struttura organizzativa in un certo momento. E’ composto da:

• rettangoli, che rappresentano gli organi aziendali (le funzioni e i ruoli presenti in ciascuna funzione)
• linee, che indicano le relazioni di dipendenza gerarchica tra organi aziendali.

Tra gli organi aziendali, in particolare, si distinguono gli organi di line, che hanno autorità gerarchica sugli enti sottoposti, e gli organi di staff , che sono di supporto agli organi di line (es. funzione risorse umane, amministrazione, uffici studi, ecc.).
I ruoli, e le attività sottese ad essi, sono raggruppati all’interno della stessa funzione in base alla loro correlazione tecnica, cioè in base alla corrispondenza ad una medesima “area operativa di riferimento” – vendite; produzione; forniture; etc.



La lettura dell’organizzazione fornita dall’organigramma viene arricchita e completata dall’analisi delle relazioni interfunzionali – relazioni tra ruoli e attività appartenenti a diverse funzioni aziendali – rilevabili all’interno dell’azienda. Tali relazioni sottendono il completamento delle diverse operazioni, cioè dell’insieme di attività svolte in azienda. Tali operazioni o flussi di attività vengono chiamati processi aziendali.
L’analisi dei processi aziendali permette quindi di descrivere e rappresentare – mappare – le relazioni interfunzionali e i flussi di attività “trasversali” alle funzioni e ai ruoli rappresentati in un organigramma, considerando come il lavoro viene svolto in azienda nel suo insieme.

I processi aziendali

Il “processo aziendale” è un insieme di attività collegate tra loro che permettono di creare valore trasformando beni, servizi o informazioni (input del processo) in un prodotto (beni, servizi o informazioni valorizzate - output del processo -) impiegando risorse (persone, attrezzature, macchinari, etc.) e soddisfacendo determinati vincoli (ad esempio, di tempo, di costo, etc.).
Un'attività è una parte di un processo che non include decisioni – da intendersi come operazioni che hanno un predeterminato modo di essere svolte - e che quindi non è utile scomporre ulteriormente (sebbene la scomposizione sia di per sé possibile).



Il prodotto di un processo aziendale può essere destinato ad un soggetto (detto cliente del processo) interno o esterno all'azienda. Da questo punto di vista si distinguono processi primari, che hanno come clienti soggetti esterni all'azienda, e processi di supporto, che hanno come clienti soggetti interni all'azienda e che, quindi, supportano i processi primari.
In un processo sono normalmente coinvolti più organi aziendali tra i quali si struttura un flusso di attività (workflow) costituito da momenti di decisione, approvazione e passaggi di informazioni.
Una rappresentazione intuitiva dei processi aziendali è il diagramma interfunzionale, che permette di scomporre il processo in fasi e singole attività e decisioni da prendere, attribuirle alle funzioni e ai ruoli che intervengono nelle diverse fasi del processo e identificare la sequenza logica delle stesse attività.
La rappresentazione dei processi attraverso il diagramma interfunzionale segue la struttura e la simbologia sotto presentate, indicando:

• le fasi del processo, in orizzontale
• le funzioni aziendali, in verticale
• le attività, all’interno di rettangoli e tra loro collegate da frecce direzionali
• le decisioni da compiere, all’interno di rombi, dai quali si dipanano percorsi alternativi in relazione alla decisione presa
• gli strumenti utilizzati (ad esempio, i documenti, i fogli di lavoro, i software, et c).

L’analisi del contesto organizzativo e in particolare dei processi aziendali è il primo importante passo per l’implementazione dell’approccio per competenze. Da una prima rappresentazione dei processi aziendali, l’azienda può in prima istanza individuare particolari attività/fasi ritenute a maggiore criticità, comprendere gli elementi che determinano tali criticità e individuare gli interventi finalizzati a migliorare il processo stesso.
In seconda istanza, la rappresentazione dei processi consente di focalizzarsi sulle figure/funzioni che intervengono, in diverso modo, nel corretto svolgimento del processo analizzato. In particolare, si possono individuare i ruoli-chiave, vale a dire le figure investite delle attività critiche o particolarmente importanti.
L’individuazione dei ruoli-chiave a partire dall’analisi dei processi aziendali porta a descrivere e dettagliare tali ruoli attraverso le attività ed i compiti ad essi assegnati e facendo una prima riflessione sulle conoscenze e sulle capacità che tali ruoli devono avere per svolgere al meglio i loro compiti.

Questa attività è finalizzata alla rilevazione delle competenze dei ruoli-chiave. La rilevazione delle competenze, può essere facilitata se guidata da uno schema di riferimento – Dizionario delle competenze -, che è alla base del modello di approccio per competenze proposto e descritto nel seguente passo.